Вы находитесь здесь:Главная»Новости и события»Протокол стартового совещания проекта InnoCENS
Среда, 15 марта 2017 06:20

Протокол стартового совещания проекта InnoCENS

Стартовое совещание прошло в Национальном Университете Архитектуры и Строительства Армении в Ереване, с 18-22 декабря 2016 года. Из 19 партнёров проекта, 18 отправили представителей для участия в совещании:


Королевский технологический институт, Стокгольм, Швеция Хуаан Фан
Политехнический Университет Валенсии, Испания Луис Анхель Руис, Израэль Гриоль Баррес
Университет прикладных наук Турку, Финляндия Тарье Оберг, Харри Лаппалайнен
Национальный университет строительства и архитектуры Армении Вардгес Едоян, Вараздат Оганесян, Марина
Газарян, Мкхитар Балаян, Гохар Оветисян,
Национальный политехнический университет Армении Рубен Аггашян, Амаля Митарян
Министерство образования и науки Армении Сирануш Дрмеян
Фонд научно-образовательных реформ, Армения Машотс Аветисян
Ереванский научно-исследовательский институт средств связи, Армения Мер Маркосян, Рузанна Саргсян
Белорусский государственный университет, Минск Сергей Хвесеня, Сергей Богдан
Брестский государственный технический университет, Беларусь Владимир Головко, Ольга Тарасюк
Грузинский технический университет, Тбилиси Отар Зумбуридзе, Николоз Брегвадзе
Батумский государственный университет, Грузия Гайоз Парцхаладзе
Министерство образования и науки Грузии, Тбилиси Ирэн Дарчия, Ти Тариелашвили
SMART Consulting, Тбилиси, Грузия Георгий Дзидзигури
Таразский государственный университет, Казахстан Эльмира Фаизова, Сейтхан Койбаков
Алматинский университет энергетики и телекоммуникаций Мадина Алиярова, Алия Елеманова
Центр Болонского процесса и академической мобильности, Казахстан Асия Карпишева, Зарина Чикибаева
ND & Co, Алматы, Казахстан Камиля Тулекеева, Далия Тулекеева

Стартовое совещание началось 18 декабря с общей сессии, в которой каждый партнер представил короткую презентацию о своей организации. 19 декабря Национальный Университет Архитектуры и Строительства Армении провёл церемонию открытия проекта, в которой приняли участие ректор НУАСА г-н Гагик Галстян, проректор профессор Вардгес Едоян, г-жа Лана Карлова из Национального Офиса Erasmus + в Армении и представители партнеров проекта InnoCENS. После церемонии открытия, на стартовом совещании были проведены следующие основные виды деятельности:

1. Обзор проектной разработки Хуаан Фэна, координатора проекта (PC)
2. Обзор основных рабочих пакетов (WP 2, 3, 4 и 5) участниками проекта
3. Обсуждения и решения по деятельности проектов первого года
4. Обсуждения и решения по управлению проектами и управлению финансами
5. Учебные поездки в Национальную инженерную лабораторию Национального политехнического университета Армении и в учебные лаборатории Национального Университета Архитектуры и Строительства Армении.

Подробная информация о деятельности 3. и 4. приведена ниже.
1. Проектная встреча по деятельности первого года

До начала стартового совещания координатор проекта направил повестку дня совещания всем участникам. Стартовое совещание было проведено в соответствии с повесткой дня, и рассмотрело все перечисленные пункты, как это описано ниже.

1.1 Веб-сайт проекта, брошюра проекта, логотип и информационный бюллетень
На встрече координатор проекта представил главный веб-сайт проекта InnoCENS:

http://gidec.abe.kth.se/InnoCENS/

По просьбе участников совещания было решено разместить на указанном веб сайте большую часть проектных документов (за исключением меньшего количества внутренних рабочих документов), доступных для свободного скачивания. Каждый партнер проекта может также создать локальный сайт проекта на местном языке с ссылкой на основной веб-сайт.

На совещании координатор проекта также распространил брошюру проекта для всех партнеров проекта (50 копий для университетских партнеров, 25 для неуниверситетских партнеров). Рекомендуется, чтобы листовка распространялась как внутри, так и вне организации-партнера для продвижения проекта InnoCENS.

Израэль Гриоль Баррес от Политехнического университета Валенсии представил 4 предложения логотипа для проекта InnoCENS. Эти предложения были обсуждены участниками стартового совещания. После голосования одно предложение с 21 голосами было отобрано в качестве логотипа проекта. Участники совещания попросили Израэль Гриоль Барреса представить окончательный вариант проектного дизайна логотипа в январе 2017 года.

В соответствии с планом проекта, InnoCENS опубликует полугодовой бюллетень. Королевский технологический институт и ТарГУ будут нести ответственность за подготовку бюллетеней. Первый выпуск бюллетеня, как ожидается, будет опубликован до лета 2017 года.

1.2 Анкетный опрос

Целью анкетирования является изучение сложившейся ситуации в 4-х странах-партнерах в области инноваций и предпринимательства. Результаты исследования будут использованы для разработки проектных мероприятий по продвижению инноваций и предпринимательства. На стартовом совещании координатор проекта обозначил некоторые общие идеи о том, какую информацию мы хотим получить с помощью анкетирования. Израэль Гриоль Баррес представил некоторые предварительные вопросы, которые могут быть использованы в опросе.

После обсуждения участники совещания согласились с тем, что
(i). Анкетирование будет проводиться в 3 отдельных опросах: для компаний, студентов и университетов, соответственно
(ii). Исследования будут проводиться с использованием местного языка для каждой страны-партнера. Будут использоваться онлайн платформы Google, рассылка электронных писем и печатных вопросников.
(iii). Израэль будет заниматься разработкой 3 проектов анкеты до 15 января для примечаний участников проекта
(iv). Все участники проекта будут отправлять комментарии/примечания Израэлю до 22 января
(v). Израэль предоставит окончательный вариант анкет на английском языке до 31 января 2017 года
(vi). Сотрудники стран-партнеров в Армении, Беларуси, Грузии и Казахстане будут переводить окончательный вариант анкет с английского на национальные языки
(vii). В феврале 2017 года сотрудники стран-партнеров будут связываться с целевой аудиторией опроса (студентами, компаниями или университетами) и заниматься сбором ответов.
(viii). Предварительный отчет опроса будет представлен на семинаре предпринимательства Валенсии в марте-апреле 2017 года. Первый выпуск бюллетеней, как ожидается, будет издан до лета 2017 года.

1.3 Подготовка инструкторов по вопросам предпринимательства
Этот учебный курс предназначен для персонала стран-партнеров, который будет содействовать развитию предпринимательства в родных учреждениях. Каждый партнер университета будет направлять двух сотрудников на обучение, а каждый неуниверситетский партнер будет направлять одного сотрудника.
После консультаций совещание пришло к решению, что учебный курс, который должен быть предоставлен Политехническим университетом Валенсии, начнется 26 марта (день приезда) и завершится 8 апреля (день отъезда). Политехнический университет Валенсии отправит предварительную программу обучения для всех партнеров до 20 января. Все партнеры должны отобрать участников тренинга и отправить их имена и адреса электронной почты Израэлю (с копией для координатора проекта) до 31 января.
Координатор проекта подчеркнул важность обора правильных сотрудников для учебного курса. Участники тренинга должны:
(i). иметь хорошие знания английского языка, так как во время учебного курса перевод не будет предоставлен
(ii). быть готовыми работать по продвижению предпринимательства в родном учреждении
(iii). быть готовыми развивать/координировать/преподавать курсы по инновационным системам и предпринимательству для инженеров
(iv). быть готовыми работать над инновационным центром и предлагать услуги по развитию бизнеса для сотрудников университета и студентов

1.4 Учебные поездки по инновационным системам
Эти учебные поездки состоятся в Стокгольме, Швеции, с Королевским технологическим институтом в качестве ответственного партнера. Цель состоит в том, чтобы предоставить сотрудникам стран-партнеров опыт Швеции в создании инновационной среды, благоприятной на национальном, региональном и местном уровнях.
Первоначально Королевский технологический институт предложил 15-25 мая 2017 года в качестве периода посещения. Из-за загруженности в некоторых университетах стран-партнеров Королевский технологический институт согласился изменить период посещения: с 31 мая (день приезда) по 10 июня (день отъезда).
Каждый партнер университета будет направлять двух сотрудников для посещения Стокгольма, а каждый неуниверситетский партнер будет направлять одного сотрудника.
Королевский технологический институт представит подробную программу учебной поездки, и все партнерские организации должны представить окончательный список участников Королевскому технологическому институту до начала курса.
1.5 Семинар по инновационной педагогике
Этот семинар пройдет в Университете прикладных наук Турку в Финляндии. Семинар представит инновационную педагогику в целях содействия студентам стать более креативными и предприимчивыми. Семинар также поможет персоналу стран-партнеров составить практические руководства к внедрению инновационной педагогики в родном университете.
Стартовое совещание пришло к решению, что этот семинар начнется 11 сентября (день приезда) и завершится 20 сентября (день отъезда). Каждый персонал стран-партнеров будет направлять двух сотрудников на участие в семинаре. Эти два сотрудника будут также обязаны осуществлять инновационную педагогику в своем родном университете в период весеннего семестра 2018 года.
До конца мая 2017 года Университет прикладных наук Турку представит подробную программу семинара, и все университеты стран-партнеров должны представить список участников семинара Университету прикладных наук Турку и координатору проекта.
1.6 Первое совещание Органа по управлению проектами
Первое совещание Органа по управлению проектами будет проходить совместно с семинаром по инновационной педагогике в Турку, Финляндия. Эта расстановка призвана снизить общую стоимость проезда и проживания, а некоторые местные координаторы, как ожидается, присоединятся к семинару по педагогической инновации Университета прикладных наук Турку. Совещание Органа по управлению проектами состоится 20-21 сентября, 19 сентября – день прибытия, 22 сентября – день отъезда.
1.7 Учреждение Международного консультативного совета

Основной целью создания МКС является укрепление сотрудничества между университетами-партнерами и предприятиями, с одной стороны, и увеличение влияния проекта на государственную инновационную политику, с другой стороны. МКС является неофициальной группой проекта InnOCENS и группой поощрения инновационной деятельности и предпринимательства в странах-партнерах. Таким образом, все члены должны быть отобраны таким образом, чтобы они были действительно заинтересованными и компетентными в сотрудничестве между университетом и предприятиями в области инноваций и предпринимательства.

Существуют преимущества в том, чтобы иметь большее количество членов МКС. Тем не менее, поскольку проект должен финансировать связанные с этим расходы членов МКС, координатор проекта предложил, чтобы МКС состоял из 5 членов: 2 руководителей предприятий и 2 должностных лиц правительственных учреждений из 4-х стран-партнеров, а также одного специализированного руководителя в области предпринимательства из Испании.

Каждая страна-партнер (Армения, Беларусь, Грузия и Казахстан) назначит одного члена МКС. На стартовом совещании национальные представители предварительно договорились о том, что Армения и Беларусь назначат одного члена предприятия, в то время как Грузия и Казахстан назначат одного представителя государственного учреждения. Окончательный обор членов МКС будет подтвержден весной 2017 года.

Первое заседание МКС будет проведено совместно с первым заседанием Органа управления проектами в Финляндии. Это означает, что встреча состоится 20-21 сентября, 19 сентября – день прибытия и 22 сентября - день отъезда.

1.8 Семинар по оценке инновационной компетентности

Этот семинар будет совместно организован в Минске Университетом прикладных наук Турку и Белорусским государственным университетом. Каждый персонал страны-партнера будет направлять двух сотрудников для участия в семинаре. Эти два сотрудника будут также обязаны осуществлять оценку инновационной компетентности в своем родном университете в период весеннего семестра 2018 года.

На стартовом совещании участники пришли к соглашению об установлении дат семинара: с 11 декабря (день приезда) по 16 декабря (день отъезда).

Программа семинара и список участников будут представлены на первом совещании Органа по управлению проектами в Финляндии.

1.9 Семинары по внутреннему распространению информации

Семинар по распространению информации предназначен для продвижения проекта InnoCENS внутри каждого университета (организации) страны-партнера. Администрация университета, сотрудники и студенты из участвующих факультетов/кафедр, а также других подразделений/факультетов, связанных с инновационной и предпринимательской деятельностью, могут быть приглашены на часовой/двухчасовой семинар. Презентации могут представлять общее введение Программы Эразмус+ и задачи проекта InnoCENS, планируемые мероприятия и ожидаемые итоги/результаты. Брошюры проекта InnoCENS могут быть распространены.

Каждый университет страны-партнера должен организовать этот семинар в течение весеннего семестра 2017 года. После завершения семинара местный координатор должен направить координатору проекта краткий отчет (максимум на 1 страницу формата А4) с информацией о то проведенном семинаре и с 1-2 фотографиями с мероприятия.

1.10 Создание 8 инновационных центров

Создание 8 инновационных центров в университетах стран-партнеров, как ожидается, будет самым важным результатом проекта InnoCENS. В первый год проекта работа будет направлена на закуп оборудования и рекрутинг 1-2 постоянных сотрудников. Будут установлены компетенции центров и определены задачи на 2-й год. На 3-й год проекта эти центры начнут предоставлять услуги по развитию бизнеса, а также организации инновационной конкуренции.

На стартовом совещании координатор проекта попросил всех местных координаторов университетов стран-партнеров подготовить перечень оргтехники (IT и другого оборудования) для инновационного центра. Весной 2017 года местные координаторы должны также проводить конкретную встречу с руководством университета по вопросу постоянного персонала и офисного помещения для инновационного центра.

В течение 2017 года Королевский технологический институт и Политехнический университет Валенсии будут разрабатывать более детальный план работы для инновационных центров.


2. Совещание по управлению проектами и финансовым отчётам


2.1 Соглашения о предоставлении гранта и Соглашения о партнёрстве
Из-за задержки проверки номера PIC некоторыми партнёрами, Королевский технологический институт не получал Соглашения о предоставлении гранта до 16 декабря 2016 года. 21 декабря Соглашение о предоставлении гранта было подписано вице-президентом Королевского технологического института и отправлено обратно для подписания Исполнительным агентством по образования, культуре и аудиовизуальным средствам. Ожидается, что подписание Соглашения о предоставлении гранта может быть завершено, и первый платеж проекта фонда может быть проведен в январе 2017. Сразу же после этого Королевский технологический институт отправит отсканированную копию подписанного Соглашения о предоставлении гранта для всех местных координаторов и переведет средства проекта на банковские счета всех организаций-партнеров.
В соответствии с требованиями Исполнительного агентства по образования, культуре и аудиовизуальным средствам, координатор учреждения должен подписать соглашение о партнерстве со всеми организациями-партнерами. Все соглашения о партнерстве основаны на стандартном шаблоне Исполнительного агентства по образования, культуре и аудиовизуальным средствам с незначительными изменениями.
В стартовом совещании координатор проекта сообщил всем участникам, что использование гранта Эразмус регулируется Соглашением о предоставлении гранта и «Руководствами по использованию гранта», которые можно скачать на веб-сайте проекта InnoCENS.
2.2 Общение в рамках консорциума InnoCENS
Основной причиной задержки подписания Соглашения о предоставлении гранта и получения средств проекта является медленная связь между координатором проекта и некоторыми организациями-партнерами, а также отсутствие реакции со стороны этих партнеров в отношении проверки номера PIC. На стартовом совещании координатор проекта вновь подтвердил важность эффективного общения между координатором и партнерами, а также между партнерами проекта. В рамках проекта InnoCENS основными средствами коммуникации являются электронные письма и телефонные звонки (например, с помощью WhatsApp или Skype).
По предложению координатора проекта и согласию участников совещания участники проекта должны отвечать и реагировать на электронные письма, связанных с проектом, как можно скорее, в течение одной недели.
2.3 Роль местных координаторов
Местные координаторы играют важную роль в проекте InnoCENS, особенно с учётом большего числа партнеров. Каждая организация-партнер будет назначать 1 или 2 лиц в качестве местных координаторов. Эти лица будут определены в соглашении о партнерстве между Королевским технологическим институтом и каждой партнерской организацией. Все местные координаторы будут членами Органа по управлению проектами, который является высшим директивным органом проекта.
Основная роль местных координаторов заключается в:
(i). представительстве партнерской организации в Органе по управлению проектами
(ii). функционировании в качестве моста между координатором проекта и организацией-партнера
(iii). планировании, координировании и контроле деятельности в рамках партнерской организации
(iv). поддерживании контактов с руководством организации-партнера
(v). поддерживании контактов с сотрудниками Национального офиса Erasmus +
(vi). планировании использования бюджета партнёрских организаций
(vii). сборе и проверке всех отчетов по поездкам и конвенций персонала
(viii). подготовке финансовой отчетности
(ix). проведении конкретных проектных мероприятий (встреч, семинаров и т.д.) в помещении организации-партнера

2.4 Роль национальных координаторов

Из-за большего числа партнеров InnoCENS а также того факта, что многие мероприятия будут осуществляться совместно с различными партнерами в той же самой стране, координатор проекта предложил назначить одного национального координатора для каждой страны-партнера:

Армения: Вараздат Хованесян
Беларусь: Сергей Хвесеня
Грузия: Отар Зумбуридзе
Казахстан: Эльмира Фаизова

Основная роль национальных координаторов заключается в:
(i). функционировании в качестве моста между координатором проекта и страной-партнера
(ii). планировании, координировании и контроле совместной деятельности внутри страны
(iii). поддерживании контактов и сотрудничества с соответствующими государственными органами
(iv). развитии партнерских отношений с другими университетами и предприятиями внутри страны
(v). управлении совместными финансовыми операциями

2.5 Бюджет и управление средствами проекта

На заседании координатор проекта объяснил необходимость незначительного пересмотра бюджетных планов. По сравнению с предыдущими проектами Tempus и Erasmus +, проекты в настоящее время не имеют бюджетных позиций в Прочих расходах и Косвенных расходах (7% в Tempus). Тем не менее, ожидается, что реализация мероприятий проекта InnoCENS потребует дополнительные расходы, не заложенные в бюджет, такие как:
(i). расходы на призы инновационного конкурса
(ii). расходы на проезд и проживание для 5 внешних членов Международного консультативного совета (1 заседание в год)
(iii). расходы на проезд и проживание для приглашенных преподавателей или других экспертов
(iv). расходы на социальную деятельность, учебные поездки и т.д.
(v). другие непредвиденные, чрезвычайные расходы

После консультаций с некоторыми ключевыми партнерами координатор проекта предложил резервировать 5% бюджета для указанных выше расходов и остальную часть бюджета разделить между 19 партнерами проекта. Участники стартового совещания приняли предложение координатора проекта. Следует подчеркнуть, что координатора проекта обязан надлежащим образом сообщать о всех дополнительных расходах в соответствии с нормативными актами Erasmus +.
Каждый партнер будет иметь свой собственный бюджет и может иметь определенную гибкость в отношении использования средств проекта (например, перемещение средств между различными бюджетными позициями), после консультаций и утверждения координатором проекта.
2.6. Финансовая отчетность: расходы на проезд и проживание

Для проектов Erasmus + расходы на проезд и проживание рассчитываются с использованием фиксированных ставок, так называемых затрат на одну единицу. Стоимость проезда зависит только от расстояния между местом вылета и прилета, как это определено онлайн калькулятором расстояния Европейской комиссии (http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm~~HEAD=pobj). Расстояния и соответствующие затраты на проезд приведены в Приложении 4.

Стоимость пребывания на основе себестоимости 120 евро в день, включая дни в пути (дни приезда и отъезда).

Для отчетности по стоимости проезда и проживания каждый сотрудник должен заполнить и подписать Индивидуальный отчет о проезде (см. Приложение 5), вместе с дополнениями (доказательство поездки):

 Копия электронных билетов на рейсы
 Посадочные талоны
 Повестки дня совещания, учебного курса/программы семинара и т.д.
 Копия списков посещаемости с подписью
 Протоколы заседаний со списком участников (если это применимо)
 Счёт гостиницы
 Счёт бензозаправочной станции и т.д. во время поездки на автомобиле (доказательство проезда на автомобиле)
 Подтверждение занятости (например, трудовой договор. требуется только для первой поездки)

2.7. Отчетность расходов персонала

Расходы персонала рассчитываются с использованием фиксированной процентной ставки (себестоимость единицы) для каждой страны проекта. Для стран проекта InnoCENS себестоимость единицы персонала приведена в Приложении 6.
Для отчетности о расходах на персонал следующие документы должны быть представлены:
(i). Конвенция персонала (см. Приложение 7), заполненная и подписанная сотрудником страны-участника, а также с подписью и печатью администрации университета.
(ii). Расписание (см. Приложение 8) регулирующее период времени, количество рабочих дней и подробные выполненные задачи. Расписание должно быть заполнено и подписано соответствующим сотрудником и подписано администрацией университета.
(iii). Доказательство трудовых отношений (например, трудовой договор). Только лица, формально занятые партнерскими учреждениями InnoCENS, могут получать оплату за расходы персонала.
(iv). Чтобы уменьшить объем административной работы для составления отчетов, было высказано предположение о том, что сотрудник должен направлять расписание и конвенцию персонала один раз в семестр (полгода).

 

Прочитано 658 раз

Наши партнеры

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10
  • 12
  • 11
  • 13
  • 14

Please publish modules in offcanvas position.